Registro OSHA 300 — quién debe llevarlo, cómo llenarlo y cómo evitar la próxima anotación

Según 29 CFR 1904, los empleadores que tuvieron más de 10 empleados en algún momento del año calendario anterior deben llevar el registro OSHA 300, el resumen 300A y los informes de incidentes 301, salvo que el establecimiento pertenezca a una industria que OSHA considera parcialmente exenta (Apéndice A de la Subparte B). Los empleadores con 10 empleados o menos, y los de industrias parcialmente exentas, pueden omitir los formularios de rutina, pero todo empleador debe reportar a OSHA las fatalidades, las hospitalizaciones, las amputaciones y la pérdida de un ojo, y debe llevar registros si OSHA o la Oficina de Estadísticas Laborales (BLS) se lo pide por escrito.

Siete días calendario desde que recibe información de que ocurrió una lesión o enfermedad registrable (29 CFR 1904.29(b)(3)). El mismo plazo aplica al Formulario 301 o al informe equivalente. Si todavía espera información —por ejemplo, si un médico recetará un medicamento—, anote el caso en cuanto sepa que satisface un criterio de registro y actualice la anotación a medida que evolucione.

Cinco años después del final del año calendario que cubren (29 CFR 1904.33). Durante esos cinco años debe actualizar el registro 300 para agregar los casos registrables que descubra después y reflejar cambios en la clasificación o el resultado de los casos ya anotados. El resumen 300A y los formularios 301 se conservan los mismos cinco años, aunque no es obligatorio actualizarlos.

Solo para los sitios que se espera operen un año o más. Los establecimientos de corta duración —la obra típica— pueden cubrirse con un solo registro 300, y puede llevar registros separados para los sitios de corta duración por división o región geográfica (29 CFR 1904.30). Donde sea que guarde el registro, debe poder entregarlo cuando un representante del gobierno lo solicite, y la regla da cuatro horas hábiles para hacerlo.

Le ayuda a llevarlo, pero los registros siguen siendo su responsabilidad y nunca presenta nada por usted. El registro de lesiones de una cuenta de OSHA Scan lleva un registro 300 por sitio, totaliza el 300A, guarda un 301 por cada caso e imprime formularios equivalentes, además de un archivo CSV con el formato de carga de la aplicación de seguimiento de lesiones (ITA) de OSHA. Una guía paso a paso muestra la regla de 29 CFR 1904 detrás de cada pregunta de registro, pero su respuesta es una sugerencia: usted decide si un caso es registrable, un ejecutivo de la empresa certifica el 300A y usted publica el resumen y sube los archivos a OSHA. OSHA Scan no está afiliado a OSHA. Por separado, sus escaneos por foto revisan sus áreas de trabajo en busca de peligros visibles, como huecos descubiertos, mal uso de escaleras y cables que cruzan pasillos, y dan a cada hallazgo una norma posiblemente relacionada y una acción correctiva.